Ahhoz, hogy a vállalkozásod működjön, el kell érned bizonyos mérföldköveket.

De célokat elérni csak akkor tudsz, ha kitűzöd őket.

Sokan már itt elakadnak.

De honnan fogod tudni, hogy jó irányba haladsz-e, ha nincsenek kitűzve célok és mérföldkövek?

Itt jönnek a képbe a teljesítménymutatók.

De mik azok a KPI mutatók, mit jelentenek – és hogyan használd őket?

KPI jelentése

A KPI jelentése Key Performance Indicator, magyarul fő teljesítménymutató.

Definíció szerint ez egy olyan mérhető érték, ami megmutatja, hogy a vállalat mennyire hatékony a legfontosabb üzleti célok elérésében.

Ez meghatározható big picture szinten is, de akár alacsonyabb szinten is.

Big picture: Milyen az egész vállalkozás teljesítménye és hatékonysága.

Alacsonyabb szintű KPI-k: Mennyire hatékonyan működik a marketing, a sales, az ügyfélszolgálat, a HR, stb. 

Minden vállalkozás Key Performance Indicatora más.

Nem használhatod más vállalkozások vagy iparágakét, de még a saját iparágad vagy konkurensedét sem! Ezt teljesen a saját cégedre kell szabnod, egyedileg.

Mivel benne van a nevében, hogy KEY, azaz FŐ, ezért tényleg csak és kizárólag a legfontosabb mutatókat tartalmazza.

Hogyan működik a KPI kijelölése és mérése?

Először is, kutatásra van szükség.

Ismernünk kell a jelenlegi körülményeket és teljesítményt ahhoz, hogy tudjuk, hogyan tegyük hatékonyabbá a jövőben. 

Tehát célszerű nagyon részletekbe menően, alaposan átvizsgálni a céged működését, felépítését, erőforrásait, értékajánlatát – és így tovább.

Ez után érdemes megnézni, hogy az iparágban milyen teljesítmények érhetőek el. Ha például egy oldal organikus forgalmának potenciálját akarjuk meghatározni, akkor arra több eszköz is elérhető ma már (Ahrefs, SEMrush, stb.) Ezekkel meg lehet vizsgálni, hogy nagyjából mekkora forgalmat tud egy versenytárs elérni organikus keresésből. Ha például egy útépítéssel foglalkozó cég potenciálját nézzük meg, akkor az sokkal alacsonyabb lesz, mintha valamilyen szerencsejátékkal kapcsolatos portál adatait nézzük.

Útépítés piaci szereplő

Szerencsejáték piac szereplője

Az eredményeket azonban érdemes fenntartásokkal kezelni. És soha, semmiképpen sem szabad teljesen ugyanazokat a KPI-okat felállítani, mint amit egy másik cég használ az iparágban.

Csupán referenciapontként szabad rájuk tekinteni, és semmiképpen sem mintaként.

Ebből aztán később szakmai tartalmat is írhatsz, amiből nem csak te, hanem a követőid is profitálhatnak. Erről itt találsz részletesebb információkat:

A harmadik lépés: Ha a cégnek már van egy missziója, küldetése, amiért hosszútávon kiáll és el akar érni. Ez esetben a KPI mutatókat érdemes ezzel a fő küldetéssel összehangolni.

Amennyiben még nincs ilyen, akkor most jött el a pillanat, hogy meghatározzuk. Ebben segíthet ez a cikk is.

Ez azért különösen fontos, mert a KPI-oknak és a kitűzött missziónak kéz a kézben kell járnia, tehát minden jelenlegi, rövidtávú döntésünk a magasabb szintű, hosszú távú cél felé kell vigyen.

Ha mind a 3 lépést megtettük, csak és kizárólag akkor jön a gyakorlati lépés, hogy meghatározzuk a KPI mérőszámokat.

De hogyan?

Az alábbi kérdések megválaszolásával:

• Mi a cél?
• Miért fontos elérni ezt a célt?
• Ki a fő felelős a cél eléréséért?
• Hogyan fogod mérni a célt?
• Hogyan fogod befolyásolni cél elérését?
• Mi történik majd pontosan, ha eléred a célt?
• Milyen gyakran fogod mérni, hogy hol állsz?

Nézzünk egy példát, amely egy vállalkozás indítását mutatja meg a megfelelő vállalkozási ötlet megtalálásától kezdve.

• Mi a cél? Az, hogy a frissen megtalált termék ötletből az első üzleti év végére 1 milliós havi bevételt könyvelhessünk el.
• Miért fontos ezt elérni? A cél elérése fedezi a teljes működési költséget – emellett pedig már éppen akkora hasznot termel, hogy a cég új termékekbe fektetheti a felgyülemlett tőkét, így szélesítheti a termékpalettáját.
• Ki a felelős a cél eléréséért? A cég egyedüli alapítója.
• Hogyan fogod mérni a célt? A havi bevétel alakulását figyelve, beleszámítva a szezonális kilengéseket is (például black friday kampány, Karácsony)
• Hogyan fogod befolyásolni az eredményt? A korábbi vásárlók újravásárlásra való ösztökélésével, az egy főre jutó kosárérték növelésével, és a vásárlási gyakoriság növelésével.
• Mi történik majd, ha eléred a célt? Ahelyett, hogy a cég teljes tőkéje termékekben állna, már a számlán is jókora gyorsan mozgósítható pénztartalék lesz, amelyet bármikor be lehet fektetni új termékek beszerzésébe.
• Milyen gyakran fogod mérni, hogy hol állsz? Bár a cél kitűzése egy havi intervallumot jelöl ki, hetente érdemes mérni, mert a havi időintervallum túl ritka és túl lassan ad feedbacket az üzleti teljesítményről.

Amikor célt tűzöl ki, nagyon fontos, hogy az egy “jó” cél legyen.

Ehhez az alábbi feltételeknek kell megfelelnie:

• Elég pontos és konkrét-e a kitűzött cél?
• Jól mérhető?
• Reálisan elérhető?
• Mennyire fontos a cél a vállalkozásnak?
• Mi az időkeret, ami alatt el kell érni?

Ez azért fontos, mert ha például egy olyan nehezen megfogható és mérhető dologgal nézünk szembe, mint a vállalkozás ötlet megtalálása, akkor is fontos, hogy ne vesztegessük el feleslegesen az időt.

Hiszen ha időkeretet adunk az ötlet megtalálására és validálására, akkor nem fogunk feleslegesen több időt beleölni, mint amennyit feltétlenül szükséges.

Kijelölted a KPI mutatókat – mi a következő lépés?

Nagyon fontos, hogy a KPI gyakorlatias legyen.

Ez azt jelenti, hogy üzenetet hordozzon. Például, ha nem érjük el a célt, akkor rámutasson, hogy hol a probléma. Ha elérjük, akkor megmutassa, mik azok a jól működő elemek, amit a vállalat többi folyamatára is át lehetne ültetni.

Ez egy ismétlődő folyamat, aminek sosincs vége. Folyamatosan elemezni kell a célokat, a haladást, a jól működő és a nem működő elemeket – és ahol kell, módosításokat eszközölni.

Ha például eléred a célt, rögtön meg kell kérdezned magadtól:

Mi az, ami miatt sikerült elérni?

• új, jól működő folyamatokat fedeztünk fel, amiket máshol is alkalmazni lehet
• túl könnyű célt jelöltünk ki
• időközben megváltoztak a körülmények, de ehhez képest a KPI-okat nem módosítottuk
• stb.

Nagyon fontos, hogy az egót az ajtóban hagyd, amikor célokat tűzöl ki.

Amikor elemzünk, egyszerűen nincs helye az érzelmeknek. 

Az ember agyában számtalan kognitív torzítás működik, amit a marketingesek előszeretettel használnak a meggyőzés és befolyásolás során.

Ha szeretnél erről többet megtudni, ezt a tréninget neked találták ki.

Az adatok kielemzése során viszont hatalmas hátrányt tud okozni ez a torzítás.

Ezt nem szabad hagyni, mert bár rövidtávon könnyebb elviselni például egy kudarcot. De hosszútávon a vállalkozás hatékonyságát rontjuk, ezzel pedig ugyanúgy magunk alatt vágjuk a fát.

Összegzés

A KPI vagy Key Performance Indicator egy nagyon hasznos eszköz arra, hogy

1. Megtaláljuk, melyek a vállalkozásunk legfontosabb területei
2. Mérjük ezeket
3. A kapott adatok alapján pedig javítsunk a hatékonyságon.

A KPI mutatók mindig egyediek és céghez kötöttek, ezért felesleges másokét követni – azokat inkább csak útmutatóul szabad használni.

Sokan elkövetik azt a hibát, hogy kitűznek egy nagy célt (például 1 millió Ft havi árbevétel – 12 hónap múlva), de csak akkor veszik elő újra, ha esedékessé vált az elérése (1 év múlva).

Ezzel az a probléma, hogy csak akkor jövünk rá, hogy baj van, amikor közeledik a határidő. De ha okosan felállított mérföldköveket határozunk meg, akkor pontosan tudni fogjuk, hogy melyik héten mit kellene elérni – és ha ez nem sikerül, akkor nagyon gyorsan tudunk optimalizálni.